E-Mail Knigge der Benimm-Ratgeber

Die elektronische Nachricht (E-Mail) ist die meistgenutzte Kommunikationsform im Internet. Täglich fließen Milliarden von E-Mails über die Datenleitungen von Benutzer zu Benutzer. Die Möglichkeiten Nachrichten schnell zu verfassen, bunte Bildchen anzuhängen, Hintergründe einzubinden usw. und diese dann auch noch schnell zu versenden gibt es viele - aber es bleibt der Anstand und der Stil einer Nachricht auf der Strecke. Da Nachrichten von Menschen an Menschen gerichtet sind sollte einiges beachtet und eingehalten werden.

Auch wir halten uns streng an diese E-Mail-Knigge und verweisen hier auf unseren Newsletter (hier klicken).

Hier ein kleiner Benimm-Ratgeber für E-Mails:

Der E-Mail-Kopf:

Wenn die Nachricht an viele Empfänger geht...

...sollten Sie alle Empfänger (E-Mail-Adressaten) in der Adresszeile („An“ bzw. „To“) aufführen. Keinesfalls sollten Sie den ersten in die An-Zeile schreiben und die übrigen als Kopienempfänger („Cc“) auflisten. Um eine Nachricht an viele Empfänger zu versenden sollten Sie die An-Zeile mit Ihrer E-Mail-Adresse ausfüllen und die restlichen Empfänger in die Zeile „BCC“ (BCC – Blind Carbon Copy - Blinddurchschlag) eintragen.

Die Betreff-Zeile: unbedingt und immer erforderlich...

...auch die kürzeste Nachricht erhält ein Betreff. Machen Sie sich die Mühe den Inhalt der Mail in einem kurzen Satz wiederzugeben. Vorteile: Der Empfänger sieht auf einen Blick um was es in der E-Mail geht ohne diese zu öffnen. Das suchen nach Nachrichten zu einem späteren Zeitpunkt wird deutlich vereinfacht usw.

Falsch:            

Falsch:            

Richtig:            

Antworten mit Zitaten...

...Bei einer Antwort auf eine E-Mail wird der ursprüngliche Inhalt mitgeführt. Dies ist üblich, sinnvoll  und meistens als Standart der E-Mail-Software voreingestellt. Gekennzeichnet wird der mitgeführte Text mittels „>“. Beachten sollten Sie das Sie keine Bilder, Anhänge usw. wieder mitschicken. Wird der Kommunikationsverkehr und somit die E-Mail-Nachricht zu groß sollte eine neue leere E-Mail mit Hinweis auf die vorhergehende E-Mail gestartet werden. Keinesfalls darf man an irgendeiner Stelle etwas löschen, verändern oder weglassen!

Der E-Mail-Text:

Seien Sie höflich, höflich, höflich....!

Die Anrede...

...dass eine unbekannte Person, Geschäftspartner usw. mit „Sie“ angesprochen wird ist selbstverständlich. Das „Du“ ist nur für Freunden, Bekannten, Verwandten und ggf. Vereinsmitgliedern gestattet. Greifen Sie ruhig auf die altbewährte Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ zurück, wenn Sie den Empfänger nicht namentlich kennen.

.....unbedingt bitte und danke.....!

Bsp: .....Könnten Sie mir bitte sagen.....Vielen Dank für Ihre schnelle Hilfe....

Die Einleitung....

....E-Mail-Anwender haben wenig Zeit, weil sie täglich zahlreiche Mails lesen und beantworten müssen. Reden Sie nicht um den heißen Brei herum, sondern kommen Sie gleich zur Sache. Wichtig und nicht vergessen „bitte und danke“ sollten nicht fehlen. Auch eine kleine nette Bemerkung bzw. eine Dankes-E-Mail sind natürlich erlaubt und manchmal auch sinnvoll. Als langjähriger Administrator kann ich nur ein Lied davon singen.

Groß- und Kleinschreibung....

...Schreiben Sie auf alle Fälle nicht alles klein oder alles groß. Diese Unart hat sich zwar in Studentenkreisen und bei Programmierfreaks gehalten, aber im E-Mail-Verkehr ist dies einfach nur störend und bei Großschreibung sogar beleidigend. Die Regel lautet: Schreiben Sie so wie in einem Deutschaufsatz oder in einem Brief!

Tipp- und Rechtschreibfehler...

....ja hier erwischt es jeden ...mich auch ;-)....machen Sie sich die Mühe und kontrollieren Sie Ihren Text (und weil man das kennt – man kann einen Text fünf mal lesen der Fehler taucht persönlich vor einem nicht auf) schickt man einfach die Rechtschreibprüfung des E-Mail-Programms drüber. Und als Empfänger denkt man sich seinen Teil und macht keine Korrekturhausaufgabe aus dem Text.

Emoticons und Abkürzungen...

...wie oben verwendet  ;-)  sollten im geschäftlichen Verkehr weggelassen werden. Nur unter Freunden oder mit der Zeit sehr vertraute Partner (wie Ihr, da Ihr meine Seiten natürlich mehrfach besucht) kann man die Symbole einsetzen und gebrauchen. Das gleiche gilt für Abkürzungen, z.B. „MfG“ = Mit freundlichen Grüßen.

Bunte Bilder und farbige Hintergründe...

...ganz einfach; verzichten Sie darauf. „Verschönerte“ Nachrichten sind nur subjektiv – was Ihnen gefällt muss anderen nicht gefallen – und brauchen länger um übertragen zu werden. Das Internet und die angeschlossenen Systeme werden belastet (z.B. Virus-Scanner). Beschränken Sie sich in der Mail auf die Informationen.

Dateianhänge (Attachment)...

...in vielen Firmen sind die Mail-Server so eingestellt, dass die Anhänge nur in einer bestimmten Größe bzw. Endung (je nach Programm) zugelassen werden. Klären Sie diese Informationen mit Ihrem Empfänger ab. Als Faustregel gilt: bei Privatpersonen max. 2 MByte und bei Geschäftspartnern max. 5 MByte. Wichtig ist auch eine kurze Beschreibung / Dokumentation der Anhänge in der Mail selbst.

Größere Anhänge sollten nicht versendet werden. Hier benutzt man z.B. sog. Media-Center beim Provider oder einen entsprechenden FTP-Server (Dateitransfer).

Signaturen...

...mit Angabe von Adresse und Telefonnummern sind sehr wichtig. Aber Achtung: Nicht als Datei-Anhang! Wer einmal den Absender im Adressbuch aufgenommen hat wird es garantiert nicht ein zweites mal tun – deshalb unnötiger E-Mail-Ballast. Besser ist nach dem Text eine „Visitenkarte“ mit zuliefern. Der Empfänger kann nach dem ausdrucken der Mail schnell auf die Informationen zurückgreifen.

Bsp:

....Text....

Mit freundlichen Grüßen

Hans Mustermann

Virenwarnungen...

...wenn Sie eine Virenwarnung erhalten, schicken Sie sie nicht sofort an alle ihre Bekannten / Geschäftspartner weiter. Es könnte eine Hoax-Meldung sein oder Sie werden gleich als Spammer abgestempelt.

Kettenbriefe...

...siehe Virenwarnungen...das gleiche gilt hier.

Vertraulich...

...sollten Sie E-Mails vertraulich versenden wollen (keiner kann mitlesen) bleibt nur die Verschlüsselung dieser selbst. Klären Sie mit dem Empfänger die Verschlüsselungsprogramme / -Methode (z.B. PGP) ab.

Anmerkung:

Knigge:  steht als Abkürzung für „Umgang mit Menschen“ und geht auf Adolph Friedrich Ludwig Freiherr von Knigge (1752-1796) zurück.

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Letzte Bearbeitung:       10 / 2004     -   Bitte beachten Sie das Copyright und die Hinweise im Inhalt unter www.datahelp.de

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